用邮件合并批量制作邀请函

摘要: Word邮件合并实例

11-11 07:20 首页 Excel之家ExcelHome

相信很多小伙伴遇到过一些需要批量处理的情况,比如:

  • 打印信件发给不同的人

  • 打印请柬或参会人员桌牌

  • 邮件发送工资条

  • 打印各种奖状或证书等

很多人可能都在想,要批量操作应该需要会VBA吧?其实不然,这些操作使用Word中的“邮件合并”功能就可以轻松搞定。

大家别看这个功能的名字叫“邮件合并”,其实际功能不仅限于批量发送邮件,还可批量打印文档。应用场合一般是,有一份包含通用内容的文件模板,一份Excel文件清单,清单中包含需要插入到文件模板中的内容,比如人员姓名、职务、公司名称、获奖名称、工资信息等等。有了这两份信息,我们就可以开始使用“邮件合并”功能来完成需要批量处理的任务了。

下面我们以制作一份邀请函为例来讲解一下“邮件合并”功能的使用方法。

如下图所示是一份会议邀请函的模板。


以下是一份人员列表,存放在Excel文件中。

下面我们开始演示“邮件合并”的功能。


1、打开Word文档,点击【邮件】选项卡,然后点击“开始邮件合并”中的“邮件合并分步向导”。


2、在右侧出现的“邮件合并”向导第1步中选择“信函”,然后点击“下一步”。


3、在向导第2步中选择“使用当前文档”。


4、在第3步中选择“使用现有列表”,然后点击“浏览”按钮,找到我们准备好的人员名单文件。

在弹出的对话框中选择工作表,然后点击“确定”按钮。

在弹出的“邮件合并收件人”列表中可以取消勾选某个收件人。

点击“下一步”。


5、鼠标放到Word文档正文的“尊敬的”后面,点击下图中的“其他项目”。

在弹出的对话框中选择“姓名”,然后点击“插入”按钮。

这时文档正文中就出现了如下效果,在“尊敬的”后面加上了<<姓名>>,这个就是可以根据Excel行的内容来变化的。

下面我们需要在“姓名”后面根据性别添加上“先生”或“女士”。

鼠标放到Word文档中<<姓名>>后面,点击【邮件】选项卡下面的“规则”中的“如果...那么...否则...”。

在弹出的对话框中进行以下设置,“域名”选择“性别”,“比较对象”填入“男”,在下面两个框中分别填入“先生”、“女士”,然后点击“确定”按钮。

完成后的效果如下。

接下来,我们插入“参会费用”字段。

将鼠标放到Word文档中“会议费用”的适当的地方,在【邮件】选项卡中点击“插入合并域”中的“参会费用”。这个跟上面在向导中点击“其他项目”后插入相应的字段是一样的效果。

完成后效果如下。


6、如果要过滤掉某些人,我们可以在【邮件】选项卡中点击“编辑收件人列表”,在弹出的对话框中点击“筛选”。

在弹出的对话框中进行以下设置,可以过滤掉“备注”字段是“不参加”的人。


7、点击【邮件】选项卡中的“预览结果”,可以看到Word文档中插入的字段就变成了Excel表中实际的内容了。

点击记录跳转的箭头,可以发现,我们设置过滤掉的收件人没有出现在预览里面,当“性别”显示是“女”的时候,后面的称呼变成了“女士”。


8、点击【邮件】选项卡下面的“完成并合并”。

我们可以:

编辑单个文档:生成一个Word文件,每页在相应的字段显示变化的内容。

打印文档:将直接发送到打印机,根据收件人列表中的内容,打印多页文档。

发送电子邮件:会弹出对话框,我们可以在“收件人”下拉列表框中选择邮件地址所在的字段名称。

到这里,邮件合并的功能就介绍完了。

由此可见,我们使用邮件合并功能不仅能批量发送电子邮件,还可以批量制作可打印的文档。如果有成百上千人的内容需要打印,那将会极大地提高我们的工作效率。还不会的小伙伴们就赶快试一下吧!


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